Obligație legală
REGES-ONLINE: termenele de transmitere și amenzile
Din 1 ianuarie 2026 registrul general de evidență a salariaților se ține exclusiv în REGES-ONLINE. Cele mai multe termene nu se măsoară în zile: sunt „cel târziu în ziua anterioară”.
Registrul se ține potrivit HG nr. 295/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025. Vechea reglementare, HG 905/2017, a fost abrogată la 31 decembrie 2025, după prorogarea adusă de OUG 46/2025 — deci REGES-ONLINE e registrul unic începând cu 1 ianuarie 2026.
Regula pe care se greșește cel mai des: datele unui contract nou se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității, nu în ziua în care omul vine la lucru. Netransmiterea se sancționează cu 20.000 de lei pentru fiecare persoană, plafonat la 200.000 de lei, iar inspectorul dispune și sistarea activității locului de muncă până la plata amenzii și transmiterea în registru — art. 260 alin. (4)–(5) din Codul muncii.
Termenele exprimate în zile sunt întotdeauna zile lucrătoare. Sintagma „zile calendaristice” nu apare nicăieri în hotărâre.
Publicat pe · textele verificate pe
Creează cont · prima lună gratuităCare sunt termenele de transmitere în REGES-ONLINE?
- Contract nou
Datele angajatorului și ale salariatului, data încheierii și data începerii, funcția potrivit COR, tipul și durata contractului, locul de muncă, durata timpului de muncă, salariul cu sporurile și adaosurile — toate cel târziu în ziua anterioară începerii activității.
art. 5 alin. (1) lit. a) HG 295/2025
- Primul salariat al firmei
Angajatorul se înregistrează și transmite datele cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.
art. 7 HG 295/2025
- Transfer
5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer. E singurul termen de 5 zile din hotărâre.
art. 5 alin. (1) lit. b) HG 295/2025
- Detașare
Cel târziu în ziua anterioară datei de începere și, separat, datei de încetare a detașării. La fel pentru detașarea transnațională și pentru cea într-un stat din afara UE și SEE.
art. 5 alin. (1) lit. c) și d) HG 295/2025
- Suspendarea contractului
Cel târziu în ziua anterioară datei suspendării și a datei încetării ei. Trei excepții, cu 3 zile lucrătoare: concediul medical — de la înregistrarea certificatului la angajator; absențele nemotivate; forța majoră — de la data suspendării.
art. 5 alin. (1) lit. e) HG 295/2025
- Încetarea contractului
Cel târziu la data încetării, sau la data la care angajatorul a luat cunoștință de evenimentul care a determinat încetarea.
art. 5 alin. (1) lit. f) HG 295/2025
- Modificarea datelor salariatului
3 zile lucrătoare de la înregistrarea la angajator a documentului din care rezultă modificarea. Include gradul și tipul de handicap.
art. 5 alin. (2) HG 295/2025
- Modificarea funcției, a felului sau a duratei muncii
Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării — funcție sau ocupație, tip de contract, durată, loc de muncă, durata timpului de muncă și repartizarea lui. Când modificarea vine dintr-o hotărâre judecătorească: 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință a conținutului.
art. 5 alin. (3) HG 295/2025
- Modificarea salariului
20 de zile lucrătoare de la producerea modificării — salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile și celelalte adaosuri. E cel mai lung termen din hotărâre și singurul de 20 de zile. Din hotărâre judecătorească: 10 zile lucrătoare.
art. 5 alin. (4) HG 295/2025
- Modificarea datelor angajatorului
3 zile lucrătoare de la producerea modificării.
art. 5 alin. (7) HG 295/2025
- Corectarea erorilor
La data la care angajatorul a luat cunoștință de ele.
art. 5 alin. (8) HG 295/2025
- Contract cu un prestator de servicii
3 zile lucrătoare de la încheierea, respectiv de la încetarea contractului prin care completarea registrului e delegată altcuiva.
art. 3 alin. (10) HG 295/2025
Ce amenzi se dau pentru REGES-ONLINE?
- Netransmiterea datelor contractului în registru, cel târziu în ziua anterioară începerii activității
20.000 lei
pentru fiecare persoană, plafon 200.000 lei
art. 9 alin. (1) HG 295/2025, care trimite la art. 260 alin. (1) lit. e¹) Codul muncii
- Primirea la muncă fără încheierea unui contract individual de muncă
40.000 lei
pentru fiecare persoană, plafon 1.000.000 lei
art. 260 alin. (1) lit. e) Codul muncii, în forma dată de Legea 239/2025
- Cazul atenuat: munca a fost prestată, salariul plătit și contractul declarat la ANAF în termen, dar transmiterea în registru a întârziat
3.000 – 5.000 lei
pentru fiecare persoană neînregistrată
art. 9 alin. (2) lit. a) HG 295/2025
- Netransmiterea unui transfer sau a modificărilor — salariu, timp de muncă, funcție, loc de muncă, date ale angajatorului —, inclusiv ale unei suspendări ori încetări deja transmise
5.000 – 8.000 lei
art. 9 alin. (2) lit. b) și alin. (3) HG 295/2025
- Netransmiterea unei suspendări — inclusiv concediul medical, care se transmite în 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului la angajator
3.000 – 5.000 lei
pentru fiecare situație de suspendare
art. 9 alin. (2) lit. e) HG 295/2025, cu termenul din art. 5 alin. (1) lit. e)
- Netransmiterea unei detașări, interne sau transnaționale
3.000 – 5.000 lei
pentru fiecare situație de detașare
art. 9 alin. (2) lit. c) și d) HG 295/2025
- Date eronate sau incomplete în registru
3.000 – 6.000 lei
art. 9 alin. (4) lit. a) HG 295/2025
- Nepăstrarea dosarului personal la sediu sau la sediul secundar
3.000 – 6.000 lei
art. 9 alin. (5) HG 295/2025
- Neeliberarea copiilor din dosarul personal, a adeverinței sau a extrasului din registru, în condițiile cerute
3.000 – 5.000 lei
art. 9 alin. (6) HG 295/2025
Aici omul ARE contract; ce lipsește e transmiterea în registru. Cuantumul e cel din 2018 și nu a fost modificat de Legea 239/2025 — care a schimbat altă literă. Amenda nu vine singură: inspectorul dispune sistarea activității locului de muncă controlat, reluată doar după plata amenzii și transmiterea în registru — art. 260 alin. (4)–(5) din Codul muncii.
Asta e fapta al cărei cuantum s-a dublat, de la 20.000 la 40.000 de lei, prin Legea 239/2025 (MO nr. 1160 din 15 decembrie 2025). Nu e aceeași cu netransmiterea în registru, deși cifrele circulă amestecat.
Există și e rar invocată. Cele trei condiții sunt cumulative — lipsa oricăreia readuce fapta la amenda de 20.000 de lei.
Într-o firmă mică, concediul medical e ce ai de transmis cel mai des în registru. Suspendarea netransmisă e altă faptă decât modificarea netransmisă, cu altă amendă — și se socotește pe fiecare situație.
Dosarul personal și ce datorezi salariatului
Pentru fiecare salariat se întocmește un dosar personal, păstrat la sediul angajatorului sau la sediul secundar căruia i s-a delegat competența încadrării, și se prezintă inspectorilor la cerere. Dacă s-a folosit semnătura electronică avansată sau calificată, dosarul poate fi electronic, cu respectarea regulilor de arhivare — art. 8 alin. (1) și (2) HG 295/2025.
Conținutul minim: actele necesare angajării, contractul, actele adiționale și celelalte acte de modificare, suspendare și încetare, actele de studii și certificatele de calificare, plus orice document care certifică legalitatea completărilor din registru.
La cererea scrisă a unui salariat sau a unui fost salariat, copiile documentelor din dosar se eliberează în 15 zile lucrătoare, certificate pentru conformitate cu originalul. Același termen, de cel mult 15 zile lucrătoare, se aplică adeverinței cerute în scris — art. 8 alin. (4), (5) și (7).
La încetarea activității, salariatul primește o adeverință cu activitatea desfășurată, durata, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, plus un extras din registru certificat prin semnătură — art. 8 alin. (6).
Ce se sancționa deja din 30 aprilie 2025
Hotărârea a intrat în vigoare la publicare, pe 31 martie 2025, dar art. 9 — articolul cu amenzile — și art. 11 alin. (3) și (4) au intrat în vigoare abia la 30 de zile de la publicare, adică pe 30 aprilie 2025. Termenul e scris în art. 14.
Separat, art. 11 impunea două obligații cu termen 31 decembrie 2025, după prorogarea din OUG 46/2025: înregistrarea angajatorului în registru, sancționată cu 15.000-20.000 de lei, și migrarea contractelor active nepreluate din Revisal, sancționată cu 5.000-10.000 de lei.
Cum intri în REGES-ONLINE
Accesul se cere de firmă, din portalul Inspecției Muncii — reges.inspectiamuncii.ro. Portalul are aplicații separate: una pentru angajator, una pentru salariat, de unde omul își scoate singur extrasul din registru, și una pentru autorități.
Registrul se completează și se transmite pe platforma Inspecției Muncii sau dintr-o aplicație a angajatorului conectată la ea. Administrativo merge pe a doua cale: trimite datele direct la Inspecția Muncii, cu accesul firmei tale, iar răspunsul Inspecției apare în aplicație, lângă ce ai trimis. Termenele fiecărui eveniment rămân aceleași, indiferent de calea aleasă.
Ce nu ține de noi
Administrativo ține datele din care se completează registrul — contracte, funcții, timp de muncă, salarii, suspendări, încetări —, îți spune ce e de trimis și până când, și le trimite direct la REGES-ONLINE, cu accesul firmei. Răspunsul Inspecției Muncii apare în aplicație, lângă ce ai trimis, iar dacă ceva e respins, motivul e scris pe înțeles.
Rămân ale firmei: cererea accesului pentru legătura directă, din portalul REGES-ONLINE; persoana împuternicită să transmită; corectitudinea datelor din contracte. Înainte de trimitere, aplicația îți spune ce lipsește; nu decide în locul tău dacă un contract e corect juridic.
Unde se termină certitudinea
Ce nu putem afirma cu siguranță
Fiecare rând de mai sus stă pe un text de lege citit în forma consolidată. Astea trei nu stau, și preferăm s-o spunem noi.
- De când se aplică amenda de 40.000 de lei?
- Legea 239/2025 a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 1160 din 15 decembrie 2025 și nu conține o prevedere expresă de intrare în vigoare pentru articolul care schimbă cuantumul. După regula generală — a treia zi de la publicare, art. 78 din Constituție — data ar fi 18 decembrie 2025, iar Portalul Legislativ a consolidat Codul muncii chiar la acea dată. O parte din presa de specialitate scrie însă „de la 1 ianuarie 2026”. Nu am găsit un text care s-o spună explicit, așa că pagina asta spune „din decembrie 2025” și îți arată de unde vine incertitudinea.
- E adevărat că hotărârea a fost anulată în instanță?
- În mai 2026 s-a scris că o curte de apel a anulat integral HG 295/2025, în primă instanță, și că anterior o alta ar fi anulat doar art. 8 — articolul despre dosarul personal. Hotărârea nu e definitivă, cererea de suspendare a fost respinsă, iar actul continuă să producă efecte; Portalul Legislativ nu înregistrează nicio acțiune de anulare asupra lui. N-am putut verifica la sursă nici numărul dosarului, nici motivarea, așa că nu reproducem cifre. Consecința practică, azi: obligațiile și termenele de mai sus rămân în vigoare.
- Peste cinci oameni fără contract înseamnă închisoare?
- Nu, în dreptul actual. Circulă în presă, dar textul care prevedea infracțiunea — art. 264 alin. (4) din Codul muncii — este abrogat. Rămân penale refuzul de a prezenta documentele și împiedicarea accesului inspectorilor (art. 264 alin. 2 și 3), și reluarea activității după sistare fără achitarea amenzii și remedierea deficienței (art. 260 alin. 6).
Pagina e informativă și nu ține loc de consultanță juridică. Textele au fost verificate în octombrie 2026 pe Portalul Legislativ; înainte de o decizie cu miză, verifică forma în vigoare la data respectivă.
Textele de lege