Obligație legală

REGES-ONLINE: termenele de transmitere și amenzile

Din 1 ianuarie 2026 registrul general de evidență a salariaților se ține exclusiv în REGES-ONLINE. Cele mai multe termene nu se măsoară în zile: sunt „cel târziu în ziua anterioară”.

Registrul se ține potrivit HG nr. 295/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025. Vechea reglementare, HG 905/2017, a fost abrogată la 31 decembrie 2025, după prorogarea adusă de OUG 46/2025 — deci REGES-ONLINE e registrul unic începând cu 1 ianuarie 2026.

Regula pe care se greșește cel mai des: datele unui contract nou se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității, nu în ziua în care omul vine la lucru. Netransmiterea se sancționează cu 20.000 de lei pentru fiecare persoană, plafonat la 200.000 de lei.

Termenele exprimate în zile sunt întotdeauna zile lucrătoare. Sintagma „zile calendaristice” nu apare nicăieri în hotărâre.

Textele verificate în septembrie 2026

Termenele de transmitere, complet

Contract nou

Datele angajatorului și ale salariatului, data încheierii și data începerii, funcția potrivit COR, tipul și durata contractului, locul de muncă, durata timpului de muncă, salariul cu sporurile și adaosurile — toate cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

art. 5 alin. (1) lit. a) HG 295/2025

Primul salariat al firmei

Angajatorul se înregistrează și transmite datele cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.

art. 7 HG 295/2025

Transfer

5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer. E singurul termen de 5 zile din hotărâre.

art. 5 alin. (1) lit. b) HG 295/2025

Detașare

Cel târziu în ziua anterioară datei de începere și, separat, datei de încetare a detașării. La fel pentru detașarea transnațională și pentru cea într-un stat din afara UE și SEE.

art. 5 alin. (1) lit. c) și d) HG 295/2025

Suspendarea contractului

Cel târziu în ziua anterioară datei suspendării și a datei încetării ei. Trei excepții, cu 3 zile lucrătoare: concediul medical — de la înregistrarea certificatului la angajator; absențele nemotivate; forța majoră — de la data suspendării.

art. 5 alin. (1) lit. e) HG 295/2025

Încetarea contractului

Cel târziu la data încetării, sau la data la care angajatorul a luat cunoștință de evenimentul care a determinat încetarea.

art. 5 alin. (1) lit. f) HG 295/2025

Modificarea datelor salariatului

3 zile lucrătoare de la înregistrarea la angajator a documentului din care rezultă modificarea. Include gradul și tipul de handicap.

art. 5 alin. (2) HG 295/2025

Modificarea funcției, a felului sau a duratei muncii

Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării — funcție sau ocupație, tip de contract, durată, loc de muncă, durata timpului de muncă și repartizarea lui. Când modificarea vine dintr-o hotărâre judecătorească: 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință a conținutului.

art. 5 alin. (3) HG 295/2025

Modificarea salariului

20 de zile lucrătoare de la producerea modificării — salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile și celelalte adaosuri. E cel mai lung termen din hotărâre și singurul de 20 de zile. Din hotărâre judecătorească: 10 zile lucrătoare.

art. 5 alin. (4) HG 295/2025

Modificarea datelor angajatorului

3 zile lucrătoare de la producerea modificării.

art. 5 alin. (7) HG 295/2025

Corectarea erorilor

La data la care angajatorul a luat cunoștință de ele.

art. 5 alin. (8) HG 295/2025

Contract cu un prestator de servicii

3 zile lucrătoare de la încheierea, respectiv de la încetarea contractului prin care completarea registrului e delegată altcuiva.

art. 3 alin. (10) HG 295/2025

Amenzile

Netransmiterea datelor contractului în registru, cel târziu în ziua anterioară începerii activității: 20.000 lei
pentru fiecare persoană, plafon 200.000 lei
art. 9 alin. (1) HG 295/2025, care trimite la art. 260 alin. (1) lit. e¹) Codul muncii
Primirea la muncă fără încheierea unui contract individual de muncă: 40.000 lei
pentru fiecare persoană, plafon 1.000.000 lei
art. 260 alin. (1) lit. e) Codul muncii, în forma dată de Legea 239/2025
Cazul atenuat: munca a fost prestată, salariul plătit și contractul declarat la ANAF în termen, dar transmiterea în registru a întârziat: 3.000 – 5.000 lei
pentru fiecare persoană neînregistrată
art. 9 alin. (2) lit. a) HG 295/2025
Netransmiterea modificărilor — salariu, timp de muncă, funcție, date ale angajatorului, suspendare, încetare, transfer: 5.000 – 8.000 lei
art. 9 alin. (2) lit. b) și alin. (3) HG 295/2025
Netransmiterea unei detașări, interne sau transnaționale: 3.000 – 5.000 lei
pentru fiecare situație de detașare
art. 9 alin. (2) lit. c) și d) HG 295/2025
Date eronate sau incomplete în registru: 3.000 – 6.000 lei
art. 9 alin. (4) lit. a) HG 295/2025
Nepăstrarea dosarului personal la sediu sau la sediul secundar: 3.000 – 6.000 lei
art. 9 alin. (5) HG 295/2025
Neeliberarea copiilor din dosarul personal, a adeverinței sau a extrasului din registru, în condițiile cerute: 3.000 – 5.000 lei
art. 9 alin. (6) HG 295/2025

Dosarul personal și ce datorezi salariatului

Pentru fiecare salariat se întocmește un dosar personal, păstrat la sediul angajatorului sau la sediul secundar căruia i s-a delegat competența încadrării, și se prezintă inspectorilor la cerere. Dacă s-a folosit semnătura electronică avansată sau calificată, dosarul poate fi electronic, cu respectarea regulilor de arhivare — art. 8 alin. (1) și (2) HG 295/2025.

Conținutul minim: actele necesare angajării, contractul, actele adiționale și celelalte acte de modificare, suspendare și încetare, actele de studii și certificatele de calificare, plus orice document care certifică legalitatea completărilor din registru.

La cererea scrisă a unui salariat sau a unui fost salariat, copiile documentelor din dosar se eliberează în 15 zile lucrătoare, certificate pentru conformitate cu originalul. Același termen, de cel mult 15 zile lucrătoare, se aplică adeverinței cerute în scris — art. 8 alin. (4), (5) și (7).

La încetarea activității, salariatul primește o adeverință cu activitatea desfășurată, durata, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, plus un extras din registru certificat prin semnătură — art. 8 alin. (6).

Ce se sancționa deja din 30 aprilie 2025

Hotărârea a intrat în vigoare la publicare, pe 31 martie 2025, dar art. 9 — articolul cu amenzile — și art. 11 alin. (3) și (4) au intrat în vigoare abia la 30 de zile de la publicare, adică pe 30 aprilie 2025. Termenul e scris în art. 14.

Separat, art. 11 impunea două obligații cu termen 31 decembrie 2025, după prorogarea din OUG 46/2025: înregistrarea angajatorului în registru, sancționată cu 15.000-20.000 de lei, și migrarea contractelor active nepreluate din Revisal, sancționată cu 5.000-10.000 de lei.

Ce nu ține de noi

Administrativo ține datele din care se completează registrul — contracte, funcții, timp de muncă, salarii, suspendări, încetări — și le arată la termen, cu istoricul modificărilor. Transmiterea propriu-zisă către REGES-ONLINE rămâne în platforma Inspecției Muncii, cu certificatul și cu persoana împuternicită de firmă.

E o distincție pe care preferăm s-o facem noi, înainte s-o descoperi tu: cine îți promite „transmitere automată în REGES” descrie de obicei tot un export care se încarcă manual.

Unde se termină certitudinea

Ce nu putem afirma cu siguranță

Fiecare rând de mai sus stă pe un text de lege citit în forma consolidată. Astea trei nu stau, și preferăm s-o spunem noi.

De când se aplică amenda de 40.000 de lei?: Legea 239/2025 a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 1160 din 15 decembrie 2025 și nu conține o prevedere expresă de intrare în vigoare pentru articolul care schimbă cuantumul. După regula generală — a treia zi de la publicare, art. 78 din Constituție — data ar fi 18 decembrie 2025, iar Portalul Legislativ a consolidat Codul muncii chiar la acea dată. O parte din presa de specialitate scrie însă „de la 1 ianuarie 2026”. Nu am găsit un text care s-o spună explicit, așa că pagina asta spune „din decembrie 2025” și îți arată de unde vine incertitudinea.
E adevărat că hotărârea a fost anulată în instanță?: În mai 2026 s-a scris că o curte de apel a anulat integral HG 295/2025, în primă instanță, și că anterior o alta ar fi anulat doar art. 8 — articolul despre dosarul personal. Hotărârea nu e definitivă, cererea de suspendare a fost respinsă, iar actul continuă să producă efecte; Portalul Legislativ nu înregistrează nicio acțiune de anulare asupra lui. N-am putut verifica la sursă nici numărul dosarului, nici motivarea, așa că nu reproducem cifre. Consecința practică, azi: obligațiile și termenele de mai sus rămân în vigoare.
Peste cinci oameni fără contract înseamnă închisoare?: Nu, în dreptul actual. Circulă în presă, dar textul care prevedea infracțiunea — art. 264 alin. (4) din Codul muncii — este abrogat. Rămân penale refuzul de a prezenta documentele și împiedicarea accesului inspectorilor (art. 264 alin. 2 și 3), și reluarea activității după sistare fără achitarea amenzii și remedierea deficienței (art. 260 alin. 6).

Pagina e informativă și nu ține loc de consultanță juridică. Textele au fost verificate în septembrie 2026 pe Portalul Legislativ; înainte de o decizie cu miză, verifică forma în vigoare la data respectivă.

Creează cont · prima lună gratuită Ce se cere la un control ITM