Un cont, toate firmele pe care le ții

Nu te poți adăuga singur nicăieri, și nici clientul nu te poate muta dintr-o firmă în alta: fiecare acces e o invitație separată, dată de administratorul firmei respective, cu un rol ales de el. Când un client pleacă, îți scoate accesul la firma lui și atât — restul firmelor tale nu se schimbă. Asta înseamnă și că un cabinet nu are un buton prin care să-și adauge un client nou; drumul trece prin firmă, deliberat, fiindcă datele sunt ale ei.

Meniul de comutare apare în bara de sus abia când ai mai mult de o firmă — pentru un utilizator obișnuit nici nu există. Aceeași listă apare și când apeși Ctrl+K, dacă preferi tastatura. Comutarea e o singură apăsare: nu ești scos din aplicație, nu ți se cere parola din nou, nu pierzi pagina pe care erai. Aplicația ține minte firma pe care ai lăsat-o ultima dată și te duce direct acolo; lista întreagă îți apare la prima intrare și atunci când firma reținută nu mai e disponibilă — ți s-a scos accesul, de pildă —, ca să nu ajungi pe un ecran gol fără să înțelegi de ce.

El vede tot ce ține de oameni și de bani — fișele de personal complete, inclusiv datele sensibile de care are nevoie declarația, pontajul pe toată firma, concediile, salarizarea — și are drept de export pe fiecare dintre ele. Ce nu are e orice drept asupra utilizatorilor: nu poate invita pe cineva, nu poate schimba rolul nimănui, nu poate scoate pe nimeni. Separarea e voită, iar motivul se vede cel mai bine dintr-un cabinet: cine ține evidența nu e cine decide cine are acces la ea. Administratorul firmei rămâne singurul care distribuie chei, inclusiv cheia ta. Rolul se alege oricum per firmă, nu o dată pentru totdeauna — poți fi „Resurse umane” la nouă clienți și administrator la al zecelea, dacă acela ți-a dat firma pe mână cu totul.

Două lucruri, ca să nu le descoperi la al treilea client. Jurnalul de audit e închis pentru „Resurse umane”: cine a modificat ce și când se vede doar din contul de administrator. Iar ecranul de conformitate — documentele care expiră, pe toată firma — îi apare gol, fără mesaj de eroare, fiindcă rolul n-are acces la el. Dacă ai nevoie de oricare dintre ele, cere-i administratorului rolul de administrator în firma lui; nu e o limitare tehnică, e o alegere care se poate schimba per firmă.

Datele fiecărei firme-client sunt ținute separat, iar separarea nu depinde de grija fiecărui ecran în parte. Asta contează exact în cazul care te-ar costa: chiar dacă un ecran ar avea o scăpare, tot n-ar putea afișa datele altei firme. Aceeași separare acoperă exporturile, rapoartele și căutarea — nu există o cale ocolită prin care un client să apară în lista altuia. Practic, fișierul pe care îl descarci poartă întotdeauna firma pe care o ai deschisă în acel moment: nu poți genera din greșeală declarația clientului A cât timp lucrezi pe B, fiindcă, atâta vreme cât ești pe B, datele lui A pur și simplu nu există pentru tine.

Se generează doar dacă debitul egalează creditul. Dacă nu, aplicația îți întoarce cifrele și refuză fișierul, în loc să-ți dea o notă dezechilibrată pe care ai descoperi-o peste o săptămână, la înregistrare — când deja nu mai știi din ce lună venea diferența. Conturile nu sunt fixate dinainte în aplicație: codurile generale sunt aceleași pentru orice firmă, dar analiticele nu se pot presupune, așa că se iau din setările firmei. Prima lună cere deci o trecere prin ele împreună cu clientul, o singură dată; de la a doua, fișierul iese direct. Setarea conturilor e una singură pe firmă, nu una pe perioadă: dacă schimbi un analitic în iunie și regenerezi nota lui martie, ea iese cu conturile de azi, nu cu cele de atunci. Fișierul deja descărcat și înregistrat rămâne cum a fost — dar merită știut înainte de a regenera ceva vechi.

Se generează pentru portalul ANAF, dar NU se depune din aplicație și nu există nicio legătură cu ANAF. Tu o validezi cu DUKIntegrator, o semnezi electronic și o încarci pe e-Guvernare, exact ca până acum. Ce se scutește e tastarea a câteva sute de cifre, nu validarea oficială. Când o validare blocantă găsește ceva, aplicația îți întoarce lista problemelor, nu un XML incomplet — un fișier respins după depunere costă mai mult decât unul care nu s-a generat. Fiind evidența nominală a asiguraților, fișierul conține CNP-ul întreg al fiecărui angajat, deci generarea lui cere drepturi mai mari decât celelalte exporturi și rămâne notată de fiecare dată în jurnalul de audit. E a doua operațiune din aplicație care face asta; prima e fișierul bancar.

Documentul central al lunii, în forma în care se semnează și se arhivează: per salariat, zilele lucrate, brutul, contribuțiile, impozitul, netul și restul de plată, cu totaluri pe firmă la final. Nu e o listă de control pe care s-o reformatezi tu, e livrabilul. Spre deosebire de fișierul bancar și de declarație, statul nu conține niciun IBAN și niciun CNP, deci nu cere drepturile suplimentare pe date sensibile — cere doar dreptul de export pe salarizare și o perioadă care a ieșit din ciornă. Un stat de plată generat dintr-o ciornă ar fi un document oficial peste cifre care se mai pot schimba.

Plătește restul de plată, nu netul: scade avantajele primite în natură și adaugă sumele neimpozabile, adică exact diferența pe care o descoperi altfel când banca refuză un ordin sau când un angajat întreabă de ce a primit mai puțin decât scrie pe fluturaș. Conține IBAN-ul fiecărui angajat, păstrat altfel criptat, iar fiecare generare rămâne notată în jurnalul de audit — o operațiune care se vede, nu una făcută pe tăcute. Fișierul se încarcă manual în internet banking, de cine are dreptul să plătească; aplicația nu se leagă la nicio bancă.

Luna de pontaj, o dată arhivată, se descarcă întreagă ca fișier de calcul. E ce ceri când clientul te sună că are control și nu găsește foile, și e și ce te scutește pe tine să reconstitui orele dintr-un e-mail cu o poză. Descărcarea cere dreptul de export pe pontaj la nivel de firmă — îl au administratorul și rolul „Resurse umane”, deci și tu, dacă ai primit rolul obișnuit. Fără dreptul ăsta, foaia nu se poate descărca pe nicio cale, iar dacă încerci, aplicația îți spune clar că nu ai acces, în loc să-ți arate o pagină goală.

Nu comunică cu ANAF, nu semnează, nu încarcă. Produce fișierele; depunerea rămâne integral la tine.

Fără registre contabile, fără facturi, fără bilanț. Se oprește la nota contabilă de salarii, pe care o importi în programul tău.

Nu se leagă la bancă. Fișierul SEPA se încarcă manual, în internet banking, de cine are dreptul să plătească.

Plafoanele și cotele implicite sunt un punct de pornire, nu cifre de luat de bune fără verificare. Se trec o dată prin mâna contabilului, înainte de primul calcul real — și fiecare schimbare se păstrează cu data de la care se aplică, deci lunile deja calculate nu se recalculează din greșeală.

Nu există un tarif de cabinet și nici o reducere pentru mai multe firme. Abonamentul se plătește per firmă-client, de firmă, ca oricare altul. Dacă ții multe firme mici și cifra nu-ți iese, spune-ne — dar nu găsești un preț ascuns pe undeva.

Nu punem testimoniale scrise de noi și nu punem logo-uri de firme care nu ne folosesc. Primii clienți sunt în implementare. Dacă vrei să vorbești cu unul dintre ei înainte să pui o vorbă bună, îți facem legătura la telefon — nu un caz de studiu scris de noi, ci un om care ține aceleași evidențe ca tine. Pentru un contabil asta contează mai mult decât pentru oricine altcineva: clientul îți reproșează ție alegerea, nu nouă, iar noi știm asta.

Contractul se încetează cu un preaviz de treizeci de zile, fără penalități, iar o suspendare pentru o factură neachitată nu șterge datele — scrie în termeni, nu doar aici. Cele cinci fișiere de mai sus se descarcă oricând, nu la ieșire, deci evidența pe care ai lucrat o ai deja la tine lună de lună. Partea pe care o spunem pe față: un buton de export complet al contului, pe care să-l apeși singur, NU există încă; la încetare exportul îl facem noi, în format deschis. Dacă vrei să vezi exact ce iese, cere o demonstrație și descarcă-le înainte să decizi.

Firmele pe care le aduci folosesc pontajul, concediile, REGES-Online, SSM-ul și portalul angajatului fără cost până la sfârșitul pilotului. Importul angajaților, setările firmei și conturile analitice pentru nota contabilă le facem noi, împreună cu tine, o singură dată. Salarizarea intră în pilot doar dacă treci tu, înainte de primul calcul real, prin valorile legale implicite: sunt un punct de pornire, nu cifre garantate.

O discuție de treizeci de minute pe lună despre ce te-a încurcat și ce lipsește, și acordul să descriem, fără nume, cum a mers la una dintre firme: domeniul, județul, numărul de oameni. Nu cerem testimoniale și nu punem logo-uri.

De la prima lună plătită a fiecărei firme aduse, primești 20% din abonamentul ei, timp de 6 luni. Prețul pe care îl plătește firma după pilot e cel de pe pagina de prețuri — îl știi de acum, nu se negociază la final. O firmă care nu vrea să continue pleacă cu fișierele ei: se descarcă oricând, nu doar la ieșire.

Scrie-ne din formularul de demonstrație că vrei în pilot și câte firme ai în vedere. Urmează o discuție de douăzeci de minute în care alegem împreună firmele potrivite: cu angajați, cu pontaj lunar și cu un administrator care e de acord.