Pentru contabili
Un cont, toate firmele pe care le ții
Contabilul nu e un utilizator în plus al unei firme, ci aceeași persoană în zece firme deodată. Aplicația e construită pe apartenențe, nu pe conturi separate: intri o dată și comuți între clienți dintr-un meniu.
Creează cont · prima lună gratuităCum arată contul
Un singur cont, cu o apartenență în fiecare firmă
Nu e un cont pe client, cu zece parole de ținut minte. E același cont, cu o apartenență distinctă în fiecare firmă — iar rolul poate fi diferit de la una la alta.
Accesul ți-l dă administratorul fiecărei firme
Nu te poți adăuga singur nicăieri, și nici clientul nu te poate muta dintr-o firmă în alta: fiecare acces e o invitație separată, dată de administratorul firmei respective, cu un rol ales de el. Când un client pleacă, îți scoate accesul la firma lui și atât — restul firmelor tale nu se schimbă. Asta înseamnă și că un cabinet nu are un buton prin care să-și adauge un client nou; drumul trece prin firmă, deliberat, fiindcă datele sunt ale ei.
Comuți dintr-un meniu, fără să te deloghezi
Meniul de comutare apare în bara de sus abia când ai mai mult de o firmă — pentru un utilizator obișnuit nici nu există. Aceeași listă e și în paleta de comenzi, la Ctrl+K, dacă preferi tastatura. Comutarea e o singură apăsare: nu se reîncarcă sesiunea, nu ți se cere parola din nou, nu pierzi pagina pe care erai. Aplicația ține minte firma pe care ai lăsat-o ultima dată și te duce direct acolo; lista întreagă îți apare la prima intrare și atunci când firma reținută nu mai e disponibilă — ți s-a scos accesul, de pildă —, ca să nu ajungi pe un ecran gol fără să înțelegi de ce.
Rolul obișnuit pentru un contabil e „Resurse umane”
El vede tot ce ține de oameni și de bani — fișele de personal complete, inclusiv datele sensibile de care are nevoie declarația, pontajul pe toată firma, concediile, salarizarea — și are drept de export pe fiecare dintre ele. Ce nu are e orice drept asupra utilizatorilor: nu poate invita pe cineva, nu poate schimba rolul nimănui, nu poate scoate pe nimeni. Separarea e voită, iar motivul se vede cel mai bine dintr-un cabinet: cine ține evidența nu e cine decide cine are acces la ea. Administratorul firmei rămâne singurul care distribuie chei, inclusiv cheia ta. Rolul se alege oricum per firmă, nu o dată pentru totdeauna — poți fi „Resurse umane” la nouă clienți și administrator la al zecelea, dacă acela ți-a dat firma pe mână cu totul.
Ce NU vede rolul acesta
Două lucruri, ca să nu le descoperi la al treilea client. Jurnalul de audit e închis pentru „Resurse umane”: cine a modificat ce și când se vede doar din contul de administrator. Iar ecranul de conformitate — documentele care expiră, pe toată firma — îi întoarce zero rânduri, fără mesaj de eroare, fiindcă permisiunea lipsește. Dacă ai nevoie de oricare dintre ele, cere-i administratorului rolul de administrator în firma lui; nu e o limitare tehnică, e o alegere care se poate schimba per firmă.
Firmele nu se amestecă, iar asta n-o garantează aplicația
Separarea între firmele-client e făcută în baza de date, prin politici care filtrează fiecare interogare după firma din sesiune, nu prin condiții scrise în codul aplicației. Diferența contează exact în cazul care te-ar costa: dacă o pagină ar uita un filtru, baza tot n-ar întoarce rândurile altei firme, fiindcă filtrul nu e al paginii. Aceleași politici se aplică și exporturilor, și rapoartelor, și căutării globale — nu există o cale ocolită prin care un client să apară în lista altuia. Practic, asta înseamnă că fișierul pe care îl descarci poartă întotdeauna firma pe care o ai deschisă în acel moment: nu poți genera din greșeală declarația clientului A cât timp ești comutat pe B, fiindcă datele lui A pur și simplu nu există pentru sesiunea aceea.
Ce pleacă spre tine
Cinci fișiere, generate din aceleași date
Primele patru pornesc dintr-o perioadă de salarizare aprobată sau închisă; dintr-o ciornă nu se generează nimic, fiindcă cifrele se mai schimbă până la aprobare. Toate cinci primesc un număr de registru înainte să ajungă la tine — iar dacă registrul nu-l poate aloca, cade și exportul: un document oficial ieșit din firmă fără număr e exact ce interzice Ordinul 217/1996.
Nota contabilă, în CSV
Se generează doar dacă debitul egalează creditul. Dacă nu, aplicația îți întoarce cifrele și refuză fișierul, în loc să-ți dea o notă dezechilibrată pe care ai descoperi-o peste o săptămână, la înregistrare — când deja nu mai știi din ce lună venea diferența. Conturile nu sunt scrise în codul aplicației: codurile generale sunt aceleași pentru orice firmă, dar analiticele nu se pot presupune, așa că se iau din setările firmei. Prima lună cere deci o trecere prin ele împreună cu clientul, o singură dată; de la a doua, fișierul iese direct. Maparea e una singură pe firmă, nu una pe perioadă: dacă schimbi un analitic în iunie și regenerezi nota lui martie, ea iese cu conturile de azi, nu cu cele de atunci. Fișierul deja descărcat și înregistrat rămâne cum a fost — dar merită știut înainte de a regenera ceva vechi.
Declarația 112, în XML
Se generează pentru portalul ANAF, dar NU se depune din aplicație și nu există nicio legătură cu ANAF. Tu o validezi cu DUKIntegrator, o semnezi electronic și o încarci pe e-Guvernare, exact ca până acum. Ce se scutește e tastarea a câteva sute de cifre, nu validarea oficială. Când o validare blocantă găsește ceva, aplicația îți întoarce lista problemelor, nu un XML incomplet — un fișier respins după depunere costă mai mult decât unul care nu s-a generat. Fiind evidența nominală a asiguraților, generarea scoate în clar CNP-ul fiecărui angajat, deci cere drepturi mai mari decât celelalte exporturi și lasă un rând de audit la fiecare apel. E a doua operațiune din aplicație care face asta; prima e fișierul bancar.
Statul de plată, în PDF
Documentul central al lunii, în forma în care se semnează și se arhivează: per salariat, zilele lucrate, brutul, contribuțiile, impozitul, netul și restul de plată, cu totaluri pe firmă la final. Nu e o listă de control pe care s-o reformatezi tu, e livrabilul. Spre deosebire de fișierul bancar și de declarație, statul nu scoate în clar niciun IBAN și niciun CNP, deci nu cere drepturile suplimentare pe date sensibile — cere doar dreptul de export pe salarizare și o perioadă care a ieșit din ciornă. Un stat de plată generat dintr-o ciornă ar fi un document oficial peste cifre care se mai pot schimba.
Fișierul bancar, în format SEPA
Plătește restul de plată, nu netul: scade avantajele primite în natură și adaugă sumele neimpozabile, adică exact diferența pe care o descoperi altfel când banca refuză un ordin sau când un angajat întreabă de ce a primit mai puțin decât scrie pe fluturaș. Generarea lui decriptează IBAN-ul fiecărui angajat și lasă câte un rând de audit pentru fiecare apel — o operațiune care se vede în jurnal, nu una tăcută. Fișierul se încarcă manual în internet banking, de cine are dreptul să plătească; aplicația nu se leagă la nicio bancă.
Foaia colectivă de prezență, în XLSX
Luna de pontaj, o dată arhivată, se descarcă întreagă ca fișier de calcul. E ce ceri când clientul te sună că are control și nu găsește foile, și e și ce te scutește pe tine să reconstitui orele dintr-un e-mail cu o poză. Descărcarea cere dreptul de export pe pontaj la nivel de firmă — îl au administratorul și rolul „Resurse umane”, deci și tu, dacă ai primit rolul obișnuit. Aceeași cheie o cere și politica din baza de date, nu doar ecranul: verificarea din aplicație o dublează ca să primești un refuz explicit, nu o pagină goală.
Limitele
Ce nu face aplicația, ca să nu afli la al doilea client
Sunt lucrurile pe care le-ar presupune oricine venind dinspre un program de contabilitate. Niciunul nu e pe foaia de parcurs pentru anul acesta.
Nu depune nimic nicăieri
Nu comunică cu ANAF, nu semnează, nu încarcă. Produce fișierele; depunerea rămâne integral la tine.
Nu ține contabilitate
Fără registre contabile, fără facturi, fără bilanț. Se oprește la nota contabilă de salarii, pe care o importi în programul tău.
Nu execută plăți
Nu se leagă la bancă. Fișierul SEPA se încarcă manual, în internet banking, de cine are dreptul să plătească.
Valorile legale se confirmă de tine
Plafoanele și cotele implicite sunt un punct de pornire, nu o sursă de adevăr. Se trec o dată prin mâna contabilului, înainte de primul calcul real — și se versionează cu data de la care se aplică, deci lunile deja calculate nu se recalculează din greșeală.
Prețul rămâne pe firmă
Nu există un tarif de cabinet și nici o reducere pentru mai multe firme. Abonamentul se plătește per firmă-client, de firmă, ca oricare altul. Dacă ții multe firme mici și cifra nu-ți iese, spune-ne — dar nu găsești un preț ascuns pe undeva.