Politica de confidențialitate

1. Cine răspunde de date

Pentru vizitatorii acestui site, pentru cererile de demonstrație și pentru conturile din aplicație, operatorul datelor este WISELEARNING S.R.L., Str. Metalurgiei nr. 2, Timișoara, jud. Timiș, România, CUI 50321210, J35/2618/2024. Ne scrii la contact@administrativo.ro sau ne suni la 0767 991 625.

Pentru datele angajaților pe care o firmă le introduce în aplicație, operatorul este firma respectivă, iar WISELEARNING S.R.L. este persoana împuternicită care le prelucrează în numele ei, după anexa de prelucrare a datelor din Termeni și condiții.

2. Ce date prelucrăm

Din formularul de demonstrație: numele, firma, adresa de e-mail, telefonul (opțional), intervalul numărului de angajați și mesajul (opțional). Odată cu cererea se păstrează adresa IP și identificarea browserului, ca să putem opri cererile automate.

Din contul tău: numele, adresa de e-mail, firma și rolul din firmă, plus jurnalul acțiunilor făcute în aplicație — cine, când, de la ce adresă și ce s-a schimbat.

În aplicație, datele pe care firma le ține despre angajații ei: identificare și contact, contractul de muncă și timpul lucrat, concediile, datele necesare salarizării și documentele încărcate. Codul numeric personal și IBAN-ul sunt criptate în baza de date.

La pontajul de pe telefon se înregistrează ora serverului și punctul de lucru ales. Nu colectăm localizarea telefonului.

Dacă firma a pornit asistentul, întrebările puse lui. Dacă folosești aplicația Android, identificatorul dispozitivului, necesar ca să primești notificări.

Pe paginile publice: statistici de vizitare, descrise la secțiunea 8, și jurnalul de acces al serverului — adresa IP, ora, pagina cerută fără valorile din formulare, pagina de pe care ai venit și identificarea browserului —, folosit pentru securitate și pentru diagnosticarea erorilor.

Uneltele gratuite de la administrativo.ro/unelte — foaia de pontaj, condica de prezență, cererea de concediu, foaia de parcurs, fișa de instruire SSM, fișa de evaluare și calculatorul de salariu — generează documentul pe loc, din ce completezi, fără cont și fără să salveze ceva într-o bază de date. Valorile din câmpuri, de pildă numele angajaților, firma sau salariul, stau în adresa paginii, ca s-o poți pune la favorite. Ele nu ajung în statisticile de vizitare și nici în jurnalul serverului: acolo se înregistrează doar unealta și formatul cerut. Adresa completă rămâne în istoricul browserului tău, pleacă odată cu linkul dacă îl trimiți cuiva și trece, criptată, prin Cloudflare, ca orice cerere spre site.

3. De ce și pe ce temei

Cererea de demonstrație: ca să-ți răspundem — interesul nostru legitim, articolul 6 alineatul (1) litera f din Regulamentul general privind protecția datelor.

Contul și aplicația: ca să furnizăm serviciul contractat — executarea contractului, litera b.

Documentele contabile și fiscale ale relației cu firma ta: obligația legală, litera c.

Statistica paginilor publice cu Google Analytics: consimțământul tău, litera a, dat din bara de jos. Statistica fără cookie-uri: interesul nostru legitim de a ști ce pagini sunt citite.

Jurnalul de acces al serverului: interesul nostru legitim de a ține situl sigur și de a diagnostica erorile, litera f.

Datele angajaților dintr-o firmă-client: temeiul îl stabilește firma, ca operator. Noi le prelucrăm doar pentru a furniza serviciul.

4. Cine are acces

Din partea noastră, doar la cererea firmei, pentru asistență; orice acces lasă urmă în același jurnal pe care îl vede și firma.

Furnizorii care ne ajută să furnizăm serviciul: Supabase, pentru baza de date și fișiere, pe infrastructura Amazon Web Services din regiunea Irlanda; Contabo GmbH, Germania, pentru serverul pe care rulează aplicația și statistica proprie a vizitelor; Cloudflare, prin care trece traficul spre site și aplicație; Resend, pentru e-mailurile trimise de aplicație, precum invitațiile și notificările.

Numai dacă firma a pornit modulul respectiv: OpenRouter și furnizorul de model Google, pentru răspunsurile asistentului; Expo, pentru livrarea notificărilor în aplicația Android — titlul și textul notificării.

Pe paginile publice: Google, pentru Google Analytics, în condițiile de la secțiunea 8.

Videoclipurile din cursuri sunt găzduite la furnizorul ales de firmă — YouTube, Vimeo, Loom sau Dailymotion. La redare, playerul acelui furnizor primește adresa IP a celui care privește.

Autoritățile publice primesc date doar când o acțiune din aplicație o cere: Inspecția Muncii, prin REGES-ONLINE, și ANAF, pentru verificarea unei firme după codul fiscal.

5. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Baza de date și fișierele stau în Uniunea Europeană, în Irlanda. Serverul aplicației este al unui furnizor din Germania.

Unii furnizori sunt stabiliți sau pot prelucra date în afara Spațiului Economic European: OpenRouter și Google pentru asistent, Expo pentru notificări, Resend pentru e-mail, Cloudflare pentru livrarea traficului și Google Analytics. Transferul se sprijină pe garanțiile oferite de fiecare furnizor, de regulă clauze contractuale standard sau Cadrul de confidențialitate a datelor UE–SUA; lista exactă, pe furnizor, face parte din validarea juridică.

6. Cât timp păstrăm datele

Cererile de demonstrație: 24 de luni, după care se anonimizează.

Jurnalul de audit: 60 de luni. Jurnalul e-mailurilor trimise, notificările și invitațiile: 12 luni.

Datele angajaților dintr-o firmă-client: cât stabilește firma, prin politica ei de păstrare, și termenele de ștergere de la încetarea contractului, din Termeni și condiții. O firmă își poate fixa termene proprii în locul celor de mai sus.

7. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare, de portabilitate și de opoziție, iar consimțământul dat pentru statistică îl poți retrage oricând. Pentru oricare, scrie-ne la contact@administrativo.ro.

Dacă ești angajatul unei firme care folosește Administrativo, cererea privind datele tale de angajat se adresează firmei, fiindcă ea este operatorul. Noi o ajutăm să răspundă.

Poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

8. Cookie-uri și stocarea din browser

Sesiunea din aplicație folosește cookie-uri strict necesare pentru autentificare, care nu cer consimțământ. Plafonul lor e de 400 de zile; sesiunea propriu-zisă poate expira mai devreme, după setările de autentificare.

Alegerea din bara de consimțământ se păstrează în stocarea locală a browserului, nu într-un cookie, până o ștergi.

Google Analytics 4 scrie cookie-urile _ga și _ga_ urmat de identificatorul proprietății, cu durata de doi ani, numai după ce apeși „Accept”. Până atunci, refuzul e implicit: biblioteca Google se încarcă totuși și trimite semnale fără cookie-uri, cum prevede modul de consimțământ al Google. Pe paginile uneltelor (administrativo.ro/unelte) biblioteca nu se încarcă deloc până nu apeși „Accept”; dacă ajungi acolo de pe o altă pagină a sitului, unde se încărcase deja, ea rămâne încărcată, ca pe restul sitului. Excepție: o pagină de unealtă deschisă cu valori completate nu trimite nimic la Google Analytics, nici după „Accept”.

Statistica proprie, pe serverul nostru, nu folosește cookie-uri și nu urmărește vizitatorii de la un site la altul. Primește adresa paginii fără valorile din formulare; din parametrii adresei păstrează doar pe cei de campanie (utm_…) și marcajul m, cu care ne recunoaștem propriile verificări.

Descărcările din uneltele gratuite, calculele de salariu și conturile create se numără și pe server, ca cifra să nu depindă de browser. Se înregistrează unealta, formatul fișierului, dacă cererea pare a unui om, a unui robot sau a unui test de-al nostru și câteva alegeri care nu identifică pe nimeni: luna și anul documentului, câți angajați are lista, nu numele lor, varianta sau programul ales, perioada calculatorului și salariul brut doar pe trepte largi (sub 5.000 de lei, între 5.000 și 10.000, peste 10.000); pentru conturi, unealta din care ai venit. Totul fără adresa IP, fără identificarea browserului și fără nume, firmă, CUI, traseu, text scris de tine sau sume exacte. Toate aceste numărători stau într-o singură sesiune tehnică pe lună, deci nu pot fi legate de o persoană.

9. Securitate

Izolarea dintre firme e impusă de baza de date, prin politici la nivel de rând, obligatorii pe fiecare tabelă: o interogare care ar trece granița firmei nu întoarce rânduri.

Codul numeric personal și IBAN-ul sunt criptate cu AES-256-GCM, cu chei care nu se află în codul sursă. Traficul circulă numai criptat.

Jurnalul de audit se poate doar completa, nu și modifica. Formularul public acceptă cel mult trei cereri pe oră de la aceeași sursă.

10. Modificări

Data ultimei actualizări e scrisă în capul paginii.

Firmele-client primesc în scris, cu treizeci de zile înainte, orice schimbare a furnizorilor care prelucrează datele angajaților, cum prevede anexa din Termeni și condiții.