Obligație legală
Evidența orelor de muncă: ce cere art. 119 din Codul muncii
Regula e mai strictă decât o știe multă lume: nu ajunge numărul de ore pe zi. Legea cere ora de începere și ora de sfârșit, zilnic, pentru fiecare salariat, ținute la locul de muncă.
Art. 119 alin. (1) din Codul muncii cere angajatorului să țină, la locul de muncă, evidența orelor prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului, și s-o prezinte inspectorilor de muncă ori de câte ori se solicită.
Nerespectarea obligației se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 de lei — art. 260 alin. (1) lit. m). Nu e pe persoană și nu are plafon cumulat.
Pentru salariații mobili, cei care lucrează la domiciliu și cei din microîntreprinderi, evidența se ține în condițiile stabilite prin acord scris cu salariatul — art. 119 alin. (2). Fără acordul scris, excepția nu se poate invoca.
Textele verificate în septembrie 2026
Ce cere textul, punct cu punct
- Ce se înregistrează
Orele prestate, cu ora de începere și ora de sfârșit ale programului de lucru. Un pontaj care notează doar „8 h” sau „P” nu îndeplinește cerința, oricât de îngrijit ar fi ținut.
art. 119 alin. (1) Codul muncii
- Cât de des
Zilnic, pentru fiecare salariat. Nu lunar, nu la sfârșit de perioadă.
art. 119 alin. (1) Codul muncii
- Unde stă
La locul de muncă — locul în care salariatul își desfășoară efectiv activitatea, în perimetrul asigurat de angajator: sediu, sucursală, agenție sau punct de lucru. Nu la contabilitate și nu la sediul social, dacă oamenii lucrează în altă parte.
art. 119 alin. (1) coroborat cu art. 16¹ Codul muncii
- Cui se arată
Inspectorilor de muncă, ori de câte ori o cer. Refuzul nejustificat de a prezenta documentele, după a doua solicitare, depășește contravenționalul.
art. 119 alin. (1); art. 264 alin. (2) Codul muncii
- Salariați mobili, la domiciliu, microîntreprinderi
Evidența se ține în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, potrivit activității specifice. Microîntreprinderea e cea definită de art. 4 alin. (1) lit. a) din Legea 346/2004.
art. 119 alin. (2) Codul muncii
- Copia contractului, la locul de muncă
Separat de evidența orelor, la locul de muncă trebuie să existe și o copie a contractului individual de muncă. E o obligație distinctă, cu amendă proprie de 10.000 de lei.
art. 16 alin. (4); art. 260 alin. (1) lit. q) Codul muncii
Amenzile
- Neținerea evidenței orelor de muncă, sau ținerea ei fără orele de începere și de sfârșit
1.500 – 3.000 lei
art. 260 alin. (1) lit. m) Codul muncii
- Depășirea duratei timpului de muncă stabilite în contractul cu timp parțial, în afara cazurilor de forță majoră sau de lucrări urgente
10.000 – 15.000 lei
pentru fiecare persoană, plafon 200.000 lei
art. 15¹ lit. d) și art. 260 alin. (1) lit. e³) Codul muncii
- Acordarea unui salariu net mai mare decât cel din statele de plată și din declarația fiscală
8.000 – 10.000 lei
pentru fiecare salariat, plafon 100.000 lei
art. 15² și art. 260 alin. (1) lit. e⁵) Codul muncii
- Lipsa unei copii a contractului individual de muncă la locul de muncă
10.000 lei
art. 260 alin. (1) lit. q) Codul muncii
E o amendă pe faptă, nu pe salariat, și nu are plafon cumulat. E și cea mai mică dintre cele de pe pagina asta — problema reală nu e ea, ci ce se descoperă pornind de la o evidență care lipsește.
Legea numește fapta asta „muncă nedeclarată”, deși omul are contract. La un part-time, evidența orelor e chiar proba: dacă arată ore peste normă, fapta trece din amenda de 1.500 lei în asta.
„Muncă subdeclarată”. Se descoperă tocmai din neconcordanța dintre evidența orelor, foaia colectivă de prezență și statul de plată.
Potrivirea în trei
La un control, evidența orelor nu se citește singură. Se compară cu foaia colectivă de prezență și cu statul de plată, iar cele trei trebuie să spună același lucru.
Aici se pierd majoritatea firmelor care cred că sunt în regulă: evidența există, dar e reconstituită la sfârșit de lună din memorie, ca să iasă cu statul. Un pontaj care se potrivește perfect cu salariul în fiecare lună, fără nicio abatere, ridică exact întrebarea pe care n-o vrei.
Neconcordanța nu e în sine o contravenție. Dar deschide drumul spre celelalte: ore peste norma de part-time, salariu net care nu se regăsește în state, oameni la lucru în perioadă de suspendare a contractului.
Ce cere ITM la un control de fond
Lista de documente publicată de inspectoratele teritoriale cuprinde, pe zona de timp de muncă: documentele privind evidența orelor prestate de fiecare salariat, foile colective de prezență, statele de plată, actele adiționale care au modificat timpul de muncă și de odihnă, programarea concediilor, informarea privind munca de noapte, regulamentul intern și dosarele de personal.
Din decembrie 2025, inspectorii pot fixa foto, audio și video activitățile de la locul de muncă controlat, fără consimțământul persoanelor vizate; înregistrările se păstrează șase luni. Temeiul e art. 19¹ din Legea 108/1999, introdus prin Legea 239/2025.
Împiedicarea accesului inspectorilor și refuzul nejustificat de a prezenta documentele cerute, în cel mult 15 zile de la a doua solicitare, sunt infracțiuni, nu contravenții — art. 264 alin. (2) și (3) din Codul muncii.
Ce nu rezolvă un fișier
Un tabel ținut corect satisface litera legii. Problema apare la partea a doua a obligației: „să supună controlului această evidență, ori de câte ori se solicită”.
Ce se cere atunci nu e foaia, ci încrederea în ea. Un fișier de calcul păstrează ultima stare, nu drumul până la ea — nu poate arăta cine a schimbat o oră, când, și ce scria înainte. Într-un control care merge înapoi șase luni, asta e diferența dintre o evidență și o afirmație.
În Administrativo, fiecare zi de pontaj reține ora de început și ora de sfârșit, iar fiecare modificare lasă cine și când. Foaia lunii se tipărește ca o foaie colectivă de prezență obișnuită și se exportă în format de calcul pentru contabil.
Unde se termină certitudinea
Ce nu putem afirma cu siguranță
Fiecare rând de mai sus stă pe un text de lege citit în forma consolidată. Astea trei nu stau, și preferăm s-o spunem noi.
- Cât timp trebuie păstrată evidența orelor de muncă?
- Nu există termen legal. Codul muncii nu prevede unul nici la art. 119, nici altundeva, și nu îl prevede nici HG 295/2025. Termenul de 5 ani pe care îl scrie multă lume vine din art. 25 al Legii contabilității nr. 82/1991 — care se referă la documentele justificative și la statele de salarii, socotiți de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar — aplicat prin analogie pontajului. Analogia e rezonabilă și e ce facem și noi în practică, dar nu e un text de lege despre evidența orelor, iar pagina asta n-o să pretindă că este.
- Ce formă trebuie să aibă evidența?
- Legea nu impune un format. Nu există un model oficial de condică sau de foaie, nu se cere hârtie și nu se cere semnătură zilnică a salariatului. Ce se cere e conținutul — zilnic, pe fiecare salariat, cu ora de început și de sfârșit — și disponibilitatea la locul de muncă. Orice text care îți prezintă un „model obligatoriu” descrie o practică, nu o obligație.
Pagina e informativă și nu ține loc de consultanță juridică. Textele au fost verificate în septembrie 2026 pe Portalul Legislativ; înainte de o decizie cu miză, verifică forma în vigoare la data respectivă.